동료가 인식한 문서를 다시 처리할 필요 없이 그대로 받는, 암호화된 사내 공유 기능 소개 합니다.
문서 다시 인식할 필요 없이 받을 수 있다면 어떨까요
같은 계약서, 그 외 문서들의 뭉치를 팀원이 이미 텍스트로 변환해뒀는데도, 그 파일을 받으면 문서 다시 인식하는 과정을 처음부터 거쳐야 했던 적 있으실 거예요. 원본 파일 이름이 조금 바뀌었거나 저장 위치가 달라지면 프로그램이 같은 문서로 인식하지 못해서, 결국 재 작업이 반복되곤 했죠. 이처럼 팀 단위로 문서를 나눠 처리해도, 정작 결과물을 공유하는 단계에서 시간이 다시 새어나가는 경우가 많았습니다.
내부에서 문서 공유가 유독 번거로웠던 이유
파일 이름이나 위치가 바뀌면 공유 자체가 안 됐어요
동료가 파일 이름을 정리하거나 폴더를 옮기기만 해도, 이미 인식된 결과와 원본이 서로 다른 파일처럼 취급되는 경우가 있었어요. 따라서 "이미 처리된 문서인데 왜 안 되지"라는 상황이 반복됐습니다.
결국 문서를 다시 인식하는 게 유일한 해결책이었어요
공유가 매끄럽지 않으면, 받는 사람 입장에서는 원본을 다시 처음부터 인식 시키는 수밖에 없었어요. 즉 같은 작업을 두 번 하는 셈이니, 팀 전체로 보면 눈에 띄지 않게 시간이 낭비되고 있었던 거죠.
카톡 이나 메신저로 옮기면 정리된 결과가 다시 흐트러졌어요
인식이 끝난 결과를 메신저로 공유하면, 표 구조나 서식이 깨진 채로 전달되는 경우가 많았어요. 결국 받는 사람이 다시 정리해야 하는 번거로움이 남아 있었습니다.
누가 이미 처리했는지 팀 안에서 확인이 안 됐어요
바쁘게 일하다 보면 "이 문서 누가 인식 시켜놨는지" 파악이 안 돼서, 이미 끝난 작업을 다른 팀원이 또 처리하는 중복 작업이 종종 생겼어요. 예를 들어 두 사람이 각자 같은 계약서를 인식시키고 있었다는 걸 나중에야 알게 되는 경우도 있었죠. 그래서 서로 안 겹치게 조율하려면 별도로 확인하는 절차가 필요했습니다.
사내 자료를 외부 메신저에 올리는 게 늘 꺼림칙했어요
빠르게 공유하려고 사내 문서를 카톡 이나 개인 메신저로 넘기다 보면, 민감한 자료가 회사 시스템 밖으로 나가는 셈이라 마음 한구석이 편치 않았어요. 그렇다고 매번 이메일로 첨부 하자니 그것도 번거롭고요.
인수인계 때마다 처리된 자료를 통째로 다시 넘겨야 했어요
담당자가 바뀌거나 새 팀원이 합류하면, 그동안 쌓인 문서와 인식 결과를 어떻게 넘겨줘야 할지 애매했어요. 결국 폴더째로 전달하고 "이거 하나하나 다시 확인해보세요"라고 안내하는 경우가 많았죠.
문서 다시 인식할 필요 없이, 뉴플로이 AI는 이렇게 달라졌습니다
인식이 끝난 결과를 그대로 전달할 수 있어요
문서를 공유할 때, 원본 파일이 그대로 남아 있고 인식(이해) 과정까지 끝난 상태라면 원본과 처리된 데이터를 함께 보낼 수 있어요. 반대로 원본을 찾을 수 없는 상황이라도, 이미 처리된 데이터만 상대방에게 전달할 수 있습니다. 즉 어느 쪽이든 받는 사람은 문서를 다시 인식하지 않고 바로 결과물을 사용할 수 있는 거예요.
받는 즉시 검색하고 활용할 수 있어요
전달 받은 문서는 문서 검색이나 AI 채팅 지식 베이스에도 자동으로 포함됩니다. 따라서 공유 받은 문서라고 해서 따로 등록하거나 재 처리할 필요 없이, 받은 즉시 검색하고 활용할 수 있어요. 인수 인계 할 때도 폴더를 통째로 넘기는 대신, 이 방식으로 공유하면 받는 사람이 바로 검색하며 업무를 이어갈 수 있습니다.
사내 네트워크 안에서, 암호화된 채로 오갑니다
이 공유 기능은 사내 네트워크상에서 작동하고, 문서를 주고받는 두 사람의 클라이언트 사이에는 종단간 암호화가 적용돼요. 그러나 외부 메신저와 달리, 이 기능을 쓰면 문서가 오가는 과정에서 중간에 내용이 노출될 걱정 없이 사용할 수 있습니다.
상대방이 응답하지 않아도 답답하지 않아요
공유를 요청했는데 상대방이 수락이나 거절을 하지 않아 모달 창이 계속 떠 있어도 취소 버튼으로 언제든 요청을 중단 할 수 있습니다.
실제로 이렇게 달라졌어요
"팀원이 처리한 계약서 자료를 받을 때마다 파일 이름이 달라서 다시 인식 시키곤 했는데, 이제는 그대로 받아서 바로 검색까지 되니까 훨씬 편해졌어요." — 사무실 직원 사용자
"누가 어떤 문서를 이미 처리했는지 몰라서 같은 작업을 두 번 한 적도 있었는데, 공유가 쉬워지니까 그런 중복이 확실히 줄었습니다." — 직장인 사용자
"후임자에게 인수 인계 할 때 자료 폴더를 통째로 넘기고 설명하느라 시간이 걸렸는데, 이제는 공유만 하면 바로 검색하면서 업무를 파악할 수 있어서 인수인계 시간이 줄었어요." — 팀장 사용자
문서 다시 인식할 필요 없이, 다음 공유부터 확인해보세요
같은 문서를 두 번 처리하는 일, 이제 반복하지 않아도 됩니다. 팀원과 문서를 주고받는 다음 순간부터 뉴플로이 AI의 새롭게 추가된 공유 기능을 직접 확인해보세요.
