スキャンした紙書類の文字と表を読み取る方法をご紹介します。
紙書類のテキスト化、スキャンするだけで始めるペーパーレス
紙書類のテキスト化ができれば、机の上に積み上がった書類の山がぐっと軽くなると感じたことはありませんか。契約書、納品書、申請書、会議資料と、紙で受け取った書類は整理のたびにため息が出ますよね。しかも、スキャンしておいても写真のように保存されるだけで、文字をコピーしたり検索したりはできません。そのため、結局は手入力で打ち直すことになりがちです。この記事では、ニュープロイAIでスキャンした書類を文字から表の構造まで読み取る方法を、順を追ってご紹介します。
紙書類のテキスト化が必要になる場面、こんな経験はありませんか
スキャンしたのに文字をコピーできない
書類をスキャンしてPDFで保存しても、多くの場合は文字ではなく画像として保存されます。そのため、必要な一文をコピーしようとしてもできず、ファイルの中で単語を検索することもできません。つまり、紙はなくなっても仕事は減っていない状態なのです。
表のある書類は打ち直しに時間がかかる
納品書や見積書のように表の多い書類は、さらに手間がかかります。マス目ごとに数字を一つずつ入力していくと時間がかかるうえ、数字を一つ二つ打ち間違えることもあるでしょう。特に月末のように書類が集中する時期は、この作業だけで一日が終わることもあります。
必要な書類を探すのにも時間がかかる
ファイル名だけでは、どんな内容の書類なのか分かりにくいものです。そのため「あの契約書はどこだっけ」と、いくつものファイルを一つずつ開く作業が繰り返されます。一方、文字になった文書であれば内容で探せるので、探す時間が大きく減ります。
スキャンした書類は、どうやって文字になるのか
紙書類をスキャンしたり写真に撮ったりすると、PDF、JPG、PNGなどの画像形式のファイルになります。このファイルから文字を読み取る技術がOCRです。ただし、文字を読むだけでは十分ではありません。書類は、タイトル、本文、表がそれぞれの場所を占めているため、どこに何があるかという構造まで把握して、はじめて使える結果になります。
紙書類のテキスト化を支えるニュープロイAIの仕組み
まず文書の構造を読み取る
ニュープロイAIは、PDF、JPG、PNGの文書を読み込むと、まず文書のレイアウトを分析して、タイトル、本文、表がどこにあるかを把握します。そのうえで文字認識(OCR)を行います。【対応言語の確認後に記載】構造を先に理解するため、文字の順番が入れ替わってしまう問題も起きにくくなります。
表は行と列まで読み取る
表のある書類では、表構造の分析が力を発揮します。表の行と列の構造を認識し、マス目の中の文字まで読み取ります。そのため、納品書や見積書をマス目ごとに入力し直す手間が大きく減ります。ただし、翻訳機能を使う場合、表の中の文字は翻訳されない点にご注意ください。
結果はコピーしてすぐ使える
認識されたテキストは、コピーしてWordなどの文書に貼り付ける形で使えます。ファイルを変換する手順がないので、必要な部分だけを選んですぐ文書に移せます。さらに、文書がたまってくれば、文書検索で内容から探すこともできます。
書類がPCの外に出ない
契約書や人事関連の書類のように機密性の高い内容が多い場合、この点は重要です。ニュープロイAIは文書をユーザーのPC内だけで処理し、外部に送信しません。インストール後は、インターネットがない環境でも文書認識が動作します。
こう始めてみましょう
スキャンまたは撮影: 紙書類をスキャナーやカメラでPDF、JPG、PNGのファイルにします。
文書を読み込む: ニュープロイAIにファイルを読み込むと、レイアウト、表、文字の順に認識します。
結果を確認: 認識されたテキストを確認し、必要な部分をコピーします。
文書に活用: Wordなどに貼り付けて、そのまま使います。
紙書類のテキスト化、特に向いている書類
書類の種類 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
契約書・申請書 | 必要な文章を手入力で打ち直す | つまり認識された文字をコピーして貼り付け |
納品書・見積書 | マス目ごとに数字を転記 | 代わりに表の行・列の構造まで認識 |
会議資料・報告書 | スキャンしたファイルは内容を検索できない | そのため文字になった文書を検索 |
機密性の高い社内書類 | 外部サービスにあげるか悩む | 一方、PCの中だけで処理 |
紙書類のテキスト化、始める前にご確認いただきたい点
まず、認識結果はスキャンや撮影の品質に左右されます。 ぼやけていたり傾いていたりする書類は、できれば撮り直してください。また、手書きの崩れた文字は認識が難しい場合があります。 文字を大きく、行間を広めに書いたものは読み取りやすい傾向です。
さらに、ニュープロイAIはPCやノートPCにインストールして使うソフトウェアのため、スマートフォンでは利用できません。 また、文書をテキストにする道具であり、自動仕訳のような会計処理には対応していません。 最後に、書類の法令上の保存要件は種類によって異なる場合があるため、原本を処分する前に、別途ご確認ください。
よくある質問
Q. スマートフォンで撮った写真も使えますか?
JPGやPNGの画像ファイルであれば読み込めます。ただし、ニュープロイAI自体はPCで使うソフトウェアなので、写真をPCに移してから読み込む必要があります。
Q. 複雑な表の書類も読み取れますか?
表の行と列の構造を認識し、マス目の中の文字も読み取ります。ただし、非常に複雑な表は、結果を一度ご確認いただくのがおすすめです。
Q. 書類は外部に送信されますか?
文書はPC内だけで処理され、外部に送信されません。
積み上がった書類、今日の一枚から
すべての書類を一度に切り替える必要はありません。いま机の上にある書類を一枚スキャンして、読み込んでみてください。文字や表がどう読み取られるかを実際に見れば、違いをすぐに実感できるはずです。
