社内文書AIセキュリティ、クラウドに上げずに使う方法

社内文書AIセキュリティ、クラウドに上げずに使う方法

社内文書AIセキュリティが気になって、AIの導入に踏み切れない会社は少なくありません。AIに任せれば作業が速くなると分かっていても、ファイルをアップロードする瞬間に「この内容はどこへ行くのだろう」と不安になりますよね。ただ、この不安の正体はAIそのものではなく、文書が社外に出る仕組みにあります。そのため、文書を外に出さない使い方を選べば、悩みの半分は解消できます。この記事では、Newploy AIがその仕組みをどう実現しているのか、実際の業務でどう使えるのかを順番にご紹介します。

社内文書AIセキュリティが気になる場面、こんな経験はありませんか

アップロードの前に手が止まる

契約書の草案、見積書、人事関連の書類、顧客リストのスキャンなど、社内文書には社外に出せない情報がたくさん含まれています。かといって、文字を一つずつ入力し直すのは時間がかかりすぎます。結局、急ぎの日に限って外部サービスを使い、後から落ち着かない気持ちになることもあるでしょう。

社内規定とAI活用の間で動けない

会社によっては、外部サービスへの文書アップロードを社内規定で制限しているケースもあります。そうなると、AIで業務を楽にしたくても最初の一歩を踏み出せず、手入力の作業が繰り返されます。さらに「他社は使っているのに」という焦りが加わると、担当者の悩みはいっそう深くなりますよね。

情報システム部門への説明に時間がかかる

新しいツールを使うには、情報システム部門やセキュリティ担当者の確認が必要なことが多いはずです。そのとき最初に聞かれるのは「データはどこに保存され、どこへ送信されるのか」という点でしょう。外部サーバーを経由する仕組みだと、この質問に答えて審査を通すまでに時間がかかります。一方、文書がPCの外に出ない仕組みであれば、説明はぐっと短くなります。

クラウドに上げない処理方式とは

多くのAIサービスは、文書を外部のサーバーに送って処理し、結果を返す方式で動いています。便利な反面、文書が一度でも手元のPCを離れる点は、セキュリティ面での負担になりがちです。

これに対してオンデバイス方式は、処理そのものを手元のPCの中で行います。つまり、文書が外部サーバーを経由しないため、送信中のリスクを仕組みの面から減らせるのです。もちろんPC自体のセキュリティ管理は引き続き必要ですが、文書が外へ出る経路そのものがないことが大きな違いです。

社内文書AIセキュリティを守るNewploy AIの仕組み

文書がPCの外に出ない

Newploy AIは、PCやノートPCにインストールして使うオンデバイスAI文書ツールです。PDF、JPG、PNGの文書をユーザーのPC内だけで処理し、文書データを外部に送信しません。したがって、「このファイルはどこへ行くのか」という質問にも「PCの中だけで処理されます」と答えられます。

インターネットがなくても文書認識が動く

インストールさえ済ませれば、インターネットに接続していない環境でも文書認識は問題なく動作します。そのため、外部ネットワークから切り離したPCでも、出張先や移動中でも同じように使えます。ただし、AIチャットのウェブ検索のようにインターネットが必要な機能は、接続した状態でのみ利用できます。

共有も暗号化された経路の中で

文書を一人だけで使う場面は多くありません。そこで Newploy AIは、社内ネットワーク内でのファイル共有に対応し、2つのクライアント間の送信にはエンドツーエンド暗号化を採用しました。特に、認識が済んだ文書は受け取った側で再認識せずにそのまま使えるため、同じ文書を何度も処理する手間も省けます。さらにアプリ自体も暗号化で保護されており、別の端末で同じアカウントにログインすると元の端末がログアウトされる、重複ログインの防止機能も備えています。

セキュリティを気にせず使える業務シーン

たとえば、次のような場面で負担がぐっと軽くなります。

• 契約書・見積書のスキャンデータ: 文字を打ち直す代わりに、認識結果をコピーして文書に貼り付けます。

• 人事・総務の書類: 写真やPDFで受け取った書類を、PCの中でそのままテキストに整理します。

• 顧客リストや社内レポート: 表の構造まで読み取るため、整理にかかる時間が大きく減ります。

• 英語の資料: 英語OCR翻訳を同じプログラムの中で処理できます。ただし、表の中の文字は翻訳されません。

• 数式の多い研究資料: 数式をLaTeXに変換し、入力し直す手間を省きます。

社内文書AIセキュリティ、導入前後を一目で比較

社内文書AIセキュリティ、導入前にご確認いただきたい点

まず大切なことをお伝えします。文書がPCの外に出ないからといって、PC自体のセキュリティ管理まで代わりに行うわけではありません。 そのため、画面ロックやウイルス対策、アクセス権限といった基本的な対策は引き続きお願いします。

また、Newploy AIはPCやノートPCにインストールして使うソフトウェアのため、スマートフォンでは利用できません。 さらに、文書を構造化されたテキストに変える道具であり、自動仕訳のような会計処理には対応していません。 最後に、AIチャットなどの機能はPCのスペックに左右されるため、スペックに余裕がない場合は速度優先のモードから試してみてください。

よくある質問

Q. 本当に文書は外部に送信されませんか?
はい、Newploy AIは文書をユーザーのPC内だけで処理し、外部に送信しません。 ただし、ウェブ検索のようにインターネットが必要な機能は、その操作に限って通信を使います。

Q. インターネットのないPCでも使えますか?
インストール後は、インターネットがなくても文書認識は問題なく動作します。

Q. 情報システム部門にはどう説明すればよいですか?
「文書がPC内だけで処理され、外部に送信されないオンデバイス方式」と説明すると、審査がスムーズに進みやすくなります。資料が必要な場合は、お問い合わせページからご依頼ください。

文書は外に出さず、仕事は速く

セキュリティを理由にAIの活用を先送りにしていたなら、今回はPCの中で完結する方式から始めてみませんか。普段使っているPDFを一つ二つ試すだけで、違いをすぐに実感できるはずです。

• ダウンロード: https://newploy.ai/download

• 製品紹介: https://newploy.ai/

• 導入のご相談: https://newploy.ai/contact