システムを変えずに、タイムカードの集計だけを自動化する方法をご紹介します。
勤怠集計の自動化、紙のタイムカードをそのまま活かす方法
勤怠集計の自動化は必要だけれど、勤怠システムを入れ替えるのは負担が大きい。そんな事業所は意外と多いものです。出退勤は今も紙のタイムカードで記録し、月末になるとその数字をExcelに打ち込む作業が繰り返されます。しかも、この作業は規模の大小を問わず、誰かの退勤時間をじわじわと奪っていきます。そこでこの記事では、カードはそのまま使いながら、集計だけを変える方法を、法人の担当者、個人事業主、現場の事業所という3つの立場からご紹介します。
勤怠集計の自動化が必要な人たち、こんな状況ではありませんか
法人の総務・経理担当者:カードがあちこちから集まる
本社、支店、工場や現場ごとにタイムカードがあると、月末にカードが一度に集まります。そのたびに、担当者は人数分のカードを広げて、数字を一つずつExcelに入力することになります。さらに、一箇所でも入力を間違えると給与の確認段階で探し直しになり、時間もかかるうえに神経も使います。
個人事業主の経営者:営業後の夜に集計している
従業員を数人雇って店や作業場を営む経営者は、集計も自分で行っていることが多いものです。一日の営業を終えたあと、夜遅くにカードを取り出して電卓をたたく方も少なくありません。つまり、休むはずの時間が集計の時間に変わり、月末にはその負担が何日も続きます。
現場・パートが多い職場:アプリの導入が難しい
工場、店舗、介護施設のように、パートやアルバイトが多い職場では、新しいアプリの導入が簡単ではありません。スマートフォンの使い方は人それぞれで、アプリに慣れていない方もいるからです。結局「紙のカードがいちばん楽」という理由でそのまま使い続け、集計の負担だけが残ります。
システムを変えずに、集計だけを変える方法
勤怠の悩みを解決するために、必ずしもシステムを入れ替える必要はありません。出退勤の記録方法は現場に合わせてそのままにして、月末にやっている「書き写し」だけを自動に変えれば、負担の大部分がなくなります。従業員に新しい使い方を覚えてもらう必要もなく、慣れ親しんだカードを使い続けられます。
勤怠集計の自動化、Newploy AIの流れ
Newploy AIのタイムカード認識スキルは、出退勤を記録したタイムカードを読み取り、Excelの表に変換します。 流れは3つのステップです。
カードをスキャンまたは撮影して、Newploy AIに読み込みます。
文書タブで「文書全体を理解」を実行すると、タイムカードを自動で判別して処理します。
結果画面で確認し、「表をコピー」または「Excelダウンロード」で取り出します。
カードを読み込むと、時刻が表になる
カードに印字された出勤・退勤の時刻が、日付ごとの表に整理されます。この処理はすべて手元のPCの中で行われ、文書データは外部に送信されません。そのため、従業員の勤怠記録のようにデリケートな資料も、安心して扱えます。
勤怠集計の自動化、黄色いセルだけ確認すればいい
結果画面では、認識に自信のあるセルは緑色、もう一度確認したいセルは黄色で表示されます。上部には「確認が必要なセルがO個あります」という案内も出ます。したがって、すべてのセルを最初から見直す必要はなく、黄色いセルだけを元のカードと照らし合わせればよいのです。
黄色は、文字がかすれているときだけ付くわけではありません。出勤はあるのに退勤が空欄(またはその逆)の場合、午前や午後の時間帯がまるごと空いている場合、出勤と退勤の時刻が続けて打刻されている場合にも、「もう一度ご確認ください」という意味で表示されます。このように論理的につじつまの合わないパターンまで見つけてくれるので、見落としやすいミスを減らすのに役立ちます。
Excelに出力して、いつもの流れで使う
確認が終わったらExcelに出力して、普段の集計方法や給与の確認手順にそのままつなげられます。手で入力し直していた工程がなくなるだけなので、今の業務の流れを変える必要はありません。
勤怠集計の自動化、導入前後でこう変わる
立場 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
法人の総務・経理 | カードを広げて数字を一つずつ入力 | つまり読み込んだカードが表になり、黄色いセルだけ確認 |
個人事業主 | 営業後の夜に電卓で集計 | そのためカードを読み込んでExcelに出力して完了 |
現場・パートが多い職場 | アプリ導入が難しく、紙のカードを継続 | 一方、カードはそのままで、集計だけ自動化 |
入力ミスの確認 | 月末にまとめて点検 | 代わりにおかしなパターンは黄色いセルで先に案内 |
資料のセキュリティ | 勤怠資料を外部サービスに上げるか迷う | 結果として文書がPCの外に出ない |
勤怠集計の自動化、始める前にご確認いただきたい点
まず、認識精度は一般的な印字状態で97%以上です。ただし、カードがひどく傷んでいる、折れている、インクが薄すぎる、数字が重なって印字されている場合は、認識が難しくなることがあります。そのため、大事な月は黄色いセルとあわせて数字をもう一度確認することをおすすめします。
また、Newploy AIはPCやノートPCにインストールして使うソフトウェアのため、スマートフォンでは利用できません。 さらに、タイムカードをExcelに変換する道具であり、給与計算そのものは行いません。 タイムカード認識スキルは、出退勤を記録するタイムカードの形式が対象です。お使いのカードが同じ形式かどうかは、まず一、二枚で確認してみてください。
よくある質問
Q. スマートフォンで撮ったカードの写真も使えますか?
JPGやPNGの画像ファイルであれば読み込めます。ただし、Newploy AI自体はPCで使うソフトウェアなので、写真をPCに移してから読み込む必要があります。
Q. 黄色いセルがたくさん出たらどうすればいいですか?
カードの状態が悪い場合や、写真がぼやけている場合が考えられます。できればカードを平らに伸ばして、もう一度スキャンまたは撮影してみてください。
Q. 勤怠の資料は外部に送信されますか?
文書はPC内だけで処理され、外部に送信されません。
カードはそのまま、集計だけ軽く
すべてのカードを一度に切り替える必要はありません。まず今月のカードを一、二枚読み込んでみてください。黄色いセルがどう表示され、Excelにどう出力されるかを実際に見れば、月末の負担がどれだけ変わるか、すぐにイメージできるはずです。
